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对档案馆资料收集工作的理性思考
作者:管先海  更新时间:2018/9/12

             对档案馆资料收集工作的理性思考


  档案馆资料收集工作是弥补档案不足、延伸和扩展档案内容、填补某些档案空白的需要,是保护档案原件、满足社会各方面利用的需要,是印证某些历史档案可靠程度和其它需要考证问题的需要,是抢救珍贵史料的需要。档案馆资料收集工作应遵循相关性原则、地方性原则、针对性原则、补充性原则、原生性原则、价值性原则、系统性原则、计划性原则、多样性原则、灵活性原则等十大原则。要想做好档案馆资料收集工作,必须调动全体档案馆员自觉地收集资料的积极性,必须设立专门机构或配备专门人员负责资料收集工作,必须制定切实可行的资料收集工作的规章制度,必须明确档案馆资料收集的范围,必须做到“积极主动”、“随时随地”、“灵活多样”、“收编并举”。



资料是档案馆馆藏的重要组成部分,对于馆藏档案作用的发挥具有补充和说明作用。因此,资料工作在整个档案馆工作中占有极其重要的地位,而资料收集工作又是资料工作的重中之重。笔者不揣浅陋,仅就档案馆资料收集的意义、原则与措施谈几点个人思考,不当之处,敬请档案界同仁不吝赐教斧正。


1 思考之一:档案馆资料收集工作是弥补档案不足、延伸和扩展档案内容、填补某些档案空白的需要;是保护档案原件、满足社会各方面利用的需要;是印证某些历史档案可靠程度和其它需要考证问题的需要;是抢救珍贵史料的需要

1.1 档案馆资料收集工作是弥补档案不足、延伸和扩展档案内容、填补某些档案空白的需要。具体来说,一是弥补档案不足的需要。由于年代久远和长期战乱等种种原因,造成一些档案材料不齐全、不完整,给利用者带来诸多不便,而很多资料来源于档案,在第一手资料缺乏的情况下,可以弥补档案的不足,为领导决策、编史修志、工作查考等提供必要的参考与史料。二是延伸和扩展档案内容的需要。资料具有丰富馆藏、使档案内容延伸和扩展的作用,这是由资料的性质所决定的。因为资料比档案的内容更丰富,来源更广泛,收集渠道更宽阔,它不仅可以弥补档案的不足,而且可以使档案内容得以延伸和扩展。三是填补某些档案空白的需要。资料具有填补档案空白的作用,因为资料中很多内容是档案中没有的,特别是地方性和综合性的资料,其内容更为丰富,在许多方面能以其独有的内容填补档案之空白。

1.2 档案馆资料收集工作是保护档案原件、满足社会各方面利用的需要。具体来说,一是保护档案原件的需要。资料中的汇编资料,诸如党和政府的政策文件汇编、法规文件汇编、专题文件汇编、会议文件汇编等,史料较为集中,文件内容系统,不仅便于查找利用,而且可以减少查阅大量的档案原件,从而减少档案原件磨损,延长其寿命。一般查阅资料能解决的问题,就不必再去查阅档案原件,从而达到保护档案原件的目的。二是满足社会各方面利用的需要。资料一般是经过整理和加工的,内容较为集中,也便于查找利用。特别是在党刊、政报或专题文件汇集中收入的资料,一般又都是针对当时某项重要活动而集中刊发或编入的一些决策文件、调查材料、经验总结和通讯报道等,不仅内容集中、专题性强,而且内容重要、利用价值大。加上很多资料又都取材于档案,是档案的精华,有时利用起来比档案还要方便,人们在利用档案时往往还要利用资料。

1.3 档案馆资料收集工作是印证某些历史档案可靠程度和其它需要考证问题的需要。现今与档案有关的资料,如党刊、政报、文件汇集等,具有印证某些历史档案可靠程度和其它需要考证问题的作用。具体来说,一是有些不知来源的抄件和为成文的草稿,经与当时的报刊核对,即可判断其可靠与否。二是党或党的领导人公开发表的公告、书信、声明等,在档案与报刊所载内容有某些不同时,因报刊有更大得权威性、准确性(有时发表时中央又作了改动),而应以报刊为准。三是档案没有时间、作者、名称者,也可用当时出版的报刊(不是文集)参证之。四是有些统计数字,档案中反映的有些项目不全,有的也不统一,而经过主管部门综合汇集成册的统计资料,既完整,又准确、统一。

1.4 档案馆资料收集工作是抢救珍贵史料的需要。目前,在社会上,有些单位或个人缺乏保存资料的必要条件,使那些纸张质次、印刷低劣的资料日益破损,甚至有毁灭的危险。使得档案馆对历史资料的收集工作显得日趋迫切和必要。档案馆要本着抢救珍贵史料的精神,去尽快将那些濒于灭迹的革命历史史料,尤其是那些早期的、稀有的革命书刊收集进馆,进行科学地管理。


2 思考之二:档案馆资料收集工作应遵循相关性原则、地方性原则、针对性原则、补充性原则、原生性原则、价值性原则、系统性原则、计划性原则、多样性原则、灵活性原则等十大原则

2.1 相关性原则。所谓相关性,是指档案馆所收集的资料必须在内容上或形式上与馆藏档案密切相关,对馆藏档案有补充或说明作用。这是档案馆资料收集工作应遵循的最基本的原则,也是《档案馆工作通则》的一个最基本的要求。《档案馆工作通则》明确规定:“档案馆要注意接受和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。”

2.2 地方性原则。所谓地方性,是指档案馆所收集的资料必须反映本地的地理环境、人文景观、物产资源、历史面貌、民俗风情等,即具有地方特色。按照地方性原则,一般说来,中央档案馆应该收集保存具有全国意义的各个时期的各种资料,而各级地方档案馆则要收集保存具有本地区意义的各个时期的各种资料。

2.3 针对性原则。在当今信息时代,社会产生的文献资料卷帙浩繁,汗牛充栋,就是与档案有关的资料也无法尽收。这就要求档案馆资料收集工作必须坚持针对性原则,具体来说,一要与馆藏档案完整状况相吻合,档案较完整的,资料可收集少些;而档案完整程度较差的,相关的资料应收集多些。二要符合利用者的需求。因为档案馆收集资料的目的,不是为收集而收集,而是为利用而收集,最终目的归根到底是为了满足利用者的需求。

2.4 补充性原则。档案馆对已经散失的某些起凭证作用的“原始记录”(即档案)是不可能也是不允许再造的,这种损失已无法挽回,而资料则可通过事后收集来弥补缺陷,相同内容的资料即可在证明认可等条件下起到印证和佐证等作用。坚持资料收集的补充性原则则是社会各方面利用需求与早期档案不足提出的客观要求。

2.5 原生性原则。坚持原生性原则,是指档案馆应注重收集保存“原生资料”。所谓“原生资料”,是指那些起源于档案,能直接反映某一时期某一机关、团体、企事业单位或其它组织活动真迹的资料。档案馆收集保存资料的面不宜过宽,应着重收集保存那些由档案材料直接转化而来的原生资料。例如:各种档案编研成果,反映各种方针政策的文件汇集,与本馆档案有直接关系的公开出版物,等等。

2.6 价值性原则。所谓价值性,是指档案馆所收集的资料必须具有一定的史料保存价值,对历史研究、科学研究、编史修志等工作有参考价值,特别是那些直接反映某一时期某一机关、单位工作活动具体情况的资料,如党和国家的方针政策性资料、公开或内部发行的刊物等。坚持价值性原则,就是要重点收集保存那些与馆藏档案有关的并且具有史料保存和查考利用价值的资料,而不能玉石不分、有则必收。

2.7 系统性原则。所谓“系统性”,是指档案馆所收集的资料必须是一个系统完整的文献资料集合,而不能是杂乱无章的资料堆积。坚持系统性原则,就是要确保馆藏资料的系统性和完整性。具体来说,一要确保馆藏资料综合体的系统性和完整性,即与馆藏档案有关的资料种类要收集齐全,且每种资料都要形成比较完整的体系;二要确保馆藏资料内容的系统性和完整性,即馆藏资料从内容上看必须是一个系统完整的整体;三要确保馆藏重点资料的系统性和完整性,即保证馆藏重点资料连续不间断、完整不残缺、齐全成套。

2.8 计划性原则。所谓“计划性”,是指馆藏资料的收集应有计划、有步骤地进行,而不能为了数量上的增多而“饥不择食”地盲目收集。坚持计划性原则,就是要有计划、有步骤地收集保存那些需要永久、长期保存的与馆藏档案有关的和具有地方特色的资料,从而使馆藏资料在数量增加的同时,质量也跟上,进而实现馆藏资料质和量的统一。

2.9 多样性原则。随着现代科技的迅猛发展,资料的形式、种类和载体日益增多,收集资料就要注意多样性。坚持多样性原则,也就是说,凡是属于本馆区域内反映本地历史真实面貌、有史料保存价值的各种形式、种类和载体的资料均要收集,以不断丰富馆藏,满足各方面的需要。

2.10 灵活性原则。所谓“灵活性”,是指馆藏资料的收集方法要灵活多样,尤其是对现行资料,更要因部门、因内容性质而定。一般说来,对历史资料可采取征集与复制相结合的办法进行收集,对现行资料可采取接收、征集、订购、定期移交四结合的办法进行收集,但收集的重点应放在现行资料收集上。

  笔者认为,上述十个原则是彼此联系、密切相关的有机整体,档案馆在资料收集工作中应统筹兼顾,而不能顾此失彼。


3 思考之三:要想做好档案馆资料收集工作,必须调动全体档案馆员自觉地收集资料的积极性;必须设立专门机构或配备专门人员负责资料收集工作;必须制定切实可行的资料收集工作的规章制度;必须明确档案馆资料收集的范围;必须做到“积极主动”、“随时随地”、“灵活多样”、“收编并举”

3.1 要增强全体档案馆员的资料意识,调动他们主动自觉地收集资料的积极性。这就需要全体档案馆员克服两种错误认识(一是认为资料无足轻重、没必要收集保存的错误认识;二是认为资料收集是资料人员的事、与自己无关的错误认识。),增强收集资料的观念,从思想上认识到档案馆资料收集工作的重要意义,使对资料的收集变为全体档案馆员的自觉行动,从根本上改变过去只重视档案收集、不注意资料积累的状况。

3.2 要设立专门机构或配备专门人员负责资料收集工作,从组织上使资料的收集工作落到实处。资料工作既不同于档案工作,又区别于图书馆的工作,是一门独立的专门学问,而档案馆大都把资料的收集归入档案征集部门,常常有被忽视的可能。这就需要档案馆设立资料收集专门组织机构(含征集工作领导小组),配备一定数量的责任心强、有刻苦钻研精神且具有档案、资料、图书当面知识的专职人员从事资料收集工作,同时要保持相对稳定,使资料的收集工作在组织人员上得以保证。

3.3 要制定切实可行的资料收集工作的规章制度,使资料收集工作有规可循,从制度上确保资料收集工作的有效开展。这就需要档案馆(局)会同有关部门制定出切实可行的有关资料收集工作的规章制度,并由上级领导部门行文下发各单位执行,明确规定各机关单位在向档案馆移交档案的同时必须移交有关资料,同时规定各单位编辑出版内部资料时要无偿地赠送2至5套资料给同级档案馆作为历史资料长期保存和研究使用,从而使资料的收集和移交进馆形成一种制度,使之经常化、正规化。

3.4 要熟悉馆藏档案和客观需要,明确档案馆资料收集的范围,有的放矢地做好资料的收集工作。档案馆主要是收藏与馆藏档案有关的资料,因此,档案馆资料人员要了解馆藏档案主要成分或全宗概况(包括已有的和将要进馆的),熟悉本馆保管范围内立档单位的职能活动及其产生的各种资料,了解社会各方面对档案材料的需求状况,从而明确资料收集范围,有的放矢地做好资料工作。笔者认为,档案馆资料收集的范围至少应包括以下八个方面:一是与本地区有关的各种史料、志书、家谱、族谱、传记;二是以本地区著名人物或者重要事件为素材撰写的各种著作;三是由本地人编著出版的各种有较大影响的作品或著作;四是本地区出版的报纸和各种政治、经济、科技、文教刊物;五是与本地区特点关系密切的非本地出版的报刊(如林区档案馆可收藏部分林业方面的报纸和刊物);六是本地区有关部门编辑的各种简报、内部通讯、内部书刊等;七是年代久远的珍本报刊、图书;八是对档案管理和利用有所帮助的必要的工具书。

3.5 要千方百计地做好资料收集工作,力争做到“积极主动”、“随时随地”、“灵活多样”、“收编并举”。具体来说,一要通过加强宣传、重点收集与普遍收集相结合、加强与各单位协作等方式积极主动、不遗余力地做好资料的收集工作;二要通过信息网络、档案利用、调查走访等途径获取“哪些资料有用”和“哪里有有用资料”的信息,并根据这些信息随时随地地尽早把随时随地产生的该收集的资料收集进馆;三要根据实际情况,机动灵活地采取接收、订购、购买、征集、代管、复制、索要、上送等多种多样的方式收集资料;四要根据馆藏实际和本地区需要,选定一些题目,辅之以调查收集素材,自编或同某些部门合编一些资料,力争做到“收编并举”。


  主要参考文献

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        (作者单位:河南省濮阳市档案局)





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