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档案业务知识:档案排列存放方法
作者:业务指导科(转)  更新时间:2018/10/19

档案业务知识:档案排列存放方法

数字档案管理

档案馆(室)收集来的大量档案,需要按照一定的次序排列和存放于库房之中,使之在库房内形成一定顺序。 档案排列有序,是保证档案完整与安全、利用存取迅速便捷的基本条件,因此必须建立科学合理的存放秩序,并使这一秩序得到维护。 在这里小编和大家分享一点点经验。

   (一)档案装具的排放要求 

1.整齐一致,横竖成行。如果箱、架、柜,大小式样不同则应适当分类,尽可能做到整齐划一。

2.避光通风。有窗库房,档案装具排列应与窗户垂直,以避免阳光直射;无窗库房,档案装具纵横均可,但应注意不能有碍通风。 

3.充分合理利用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般米至1.2 米,一般过道宽度0.8 米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。 

为了便于对库房内档案的管理和迅速存取,所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号),其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是:自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号,每个架(柜)的栏也从左向右编号,每栏的格自上而下编号(如果没有栏,则自上而下编格号)。

(二)档案排列方法 

档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种:一是按全宗顺序号排列,这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法,这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。 

对于特殊载体的档案,可根据档案制成材料的不同,将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、录像等)分库存放、排列或排架。在同一种载体内,通常按全宗排架,即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待,并在全宗末尾放置参见卡片,指明存放地点,以保持应有的联系。

(三)档案存放方式 

存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。

    1.竖放保管

竖放是目前采用比较广泛的一种方式,其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷(册)、盒装档案和照片档案,一般应采用竖放方式。

2.平放保管 

平放虽然取放不太方便,但对保护档案有利,适用珍贵档案和不宜竖放的档案,如底图,它是用油蜡等物浸透过的,经过晒图机的高温影响,其机械强度和耐久性均有所下降,容易脆裂破碎,为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰,应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法,底图严禁折叠,因为折叠会使底图出现折痕,影响其寿命。

3.卷放保管 

卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位,按照分类排列次序,卷成圆筒,放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中,卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。 

4.折叠保管 

折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订),放进卷盒、夹内或柜中。 例如蓝图,蓝图一般采用优质纸张,机械强度较好,可以折叠保管。 蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准,左边留出装订线,向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角,以便查阅。由于图纸折叠的关系,每个卷的右边较厚,左边较薄,装订时要加进一些厚纸衬,以保持案卷的平整美观,规格一致。如果案卷不装订,折叠时不必留装订线,图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。





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